Qué son los contracargos y cómo minimizarlos

Los contracargos se producen cuando el titular de la tarjeta o el banco emisor impugnan una transacción. Casi siempre iniciados por los clientes, los contracargos pueden deberse a muchas situaciones, como fraudes, errores de procesamiento y autorización, disputas del titular de la tarjeta, incumplimiento de los recibos de la transacción e incluso errores inocentes. Aunque un comerciante no puede evitar por completo los contracargos, las empresas pueden minimizarlos de las siguientes maneras.

Responda rápidamente a las disputas. Siempre debe tratar de responder con prontitud y profesionalidad a cada contracargo. Una respuesta rápida lo situará en una buena posición (o al menos mejor) tanto con el cliente que abrió la disputa como con el emisor de la tarjeta de crédito que la gestiona.

Obtenga una solicitud de autorización válida. No complete una transacción si la solicitud de autorización fue rechazada o repita la solicitud de autorización. En su lugar, solicite otra forma de pago.

Tenga políticas de devolución y reembolso claras y fáciles de entender. Cuanto mejor comunique sus políticas de reembolso y devolución a sus clientes, menos problemas tendrá con contracargos relacionados con malentendidos o confusiones.

Evite la duplicación en el procesamiento de contracargos. Si una transacción se introduce por duplicado por error, anule la transacción duplicada.

Procese las transacciones lo más rápidamente posible, idealmente de inmediato. Cuando una transacción tarda unas horas o días en procesarse, los clientes pueden solicitar un contracargo al creer que no autorizaron ese pago.

Si un cliente solicita la cancelación de una transacción recurrente, cancele la facturación inmediatamente. Para las transacciones por suscripción, obtenga el reconocimiento y la conformidad del cliente con su acuerdo de transacciones recurrentes, y notifíquelo al titular de la tarjeta antes de cada transacción recurrente.

Configure su nombre comercial en los extractos de las tarjetas. Algunos clientes pueden presentar impugnaciones por transacciones con sus tarjetas de crédito si no reconocen el nombre del comerciante en el extracto de su tarjeta. Además de presentar recibos detallados, facilite a sus clientes la identificación de su empresa asegurándose de que los nombres coincidan.

Ofrezca un servicio de atención al cliente altamente receptivo y trabajar con sus clientes. Evite problemas de atención al cliente, como llamadas y correos electrónicos sin respuesta. No hay nada más frustrante para los clientes que intentar comunicarse con una empresa por un problema con un pedido y no recibir respuesta. Aunque las disputas sobre pagos pueden ser frustrantes, la gran mayoría de los contracargos pueden evitarse si el comerciante y el cliente colaboran para resolver el problema con prontitud. 

Al dirigir una empresa, los contracargos son inevitables. Pero si está preparado, puede reducir su frecuencia.